Homologación


Okticket está homologada por la Agencia Tributaria y, por tanto, cumple lo establecido en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, así como en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas. 

De modo que los documentos registrados en OKTICKET son plenamente eficaces para cualquier actuación. 


Requisito Básicos


La digitalización requiere no solo que se certifiquen las imágenes, sino que este proceso se haga por una herramienta homologada por la AEAT. En caso de inspección fiscal, esta se realiza sobre la herramienta homologada por la AEAT y no sobre la herramienta transaccional del cliente. 


Proceso de registro de gastos y firma digital en Okticket


La entrada del documento (ticket o factura) se realiza a través de la cámara de la aplicación móvil. Al hacerle la foto al ticket o factura, la tecnología OCR (Sistema de Reconocimiento Óptico de Caracteres) de la App captura y registra los datos obligatorios para que el justificante de gasto tenga validez fiscal (y poder deshacerse del papel): importe, fecha, CIF, Razón social y número de ticket o factura. 


En el caso de que el CIF reconocido por el OCR sea el de la propia empresa, el campo CIF no se autocompletará. 

Esto también ocurrirá si los datos no se captan bien. Existe la opción de editar los campos a mano. Recomendamos revisar los campos y comprobar si el OCR los ha registrado correctamente antes de guardar la información de los tickets/facturas. 


Al guardar, comienza la digitalización y la firma del documento, que se efectúa en un solo acto, sin intervención del usuario, para garantizar que la imagen es idéntica a la original y sin que se haya modificado posteriormente. A la imagen del ticket o factura se le vinculan los metadatos que identifican el software homologado con el que ha sido digitalizada y datos de empresa/usuario y resto de campos que permitan su posterior tratamiento desde el gestor web u otras aplicaciones. 


Es necesario tener cobertura y acceso a datos de red móvil o wifi para obtener ayuda del OCR y para firmar el ticket/factura digitalmente y su registro sea certificado por la Agencia Tributaria. 


Sin acceso a datos se pueden introducir ticket/factura, pero quedan en un color naranja que indica que están pendientes de firma digital avisando al usuario para que no se deshaga aún del papel. La aplicación reintentará sincronizar con el servidor tan pronto tenga cobertura, cuando lo consiga, el icono del gasto se pondrá en verde, lo que significa que se ha firmado digitalmente y el proceso se ha completado correctamente. 


Fichero anual de conservación


Se debe firmar la base de datos coincidiendo con el cierre de los periodos fiscales para garantizar no solo las imágenes, sino también los datos asociados a ellas, con ello se garantiza la integridad del contenido. 


Para evitar dependencias del servicio, Okticket genera, bajo demanda, a sus clientes, una vez al año, un fichero con copias de los PDF firmados y facilita un ejecutable que se puede instalar en un ordenador del propio cliente y que cumple con los requisitos de la homologación de la AEAT para que el inspector pueda revisar la información. 


Este ejecutable solo presenta la información imprescindible que requiere la ley, no mostrando comentarios u otra información asociada a los gastos, evitando dar información adicional no requerida.